Dobré rady pro mládežnické organizace

rozdělení hlavní a doplňkové činnosti, konkrétní definice činností,
absence živnostenských oprávnění,
předávání agendy spolků při změně statutárních orgánů (předání dokladů, uzavřených smluv, pokladny apod.),
vystavování pokladních dokladů bezprostředně po vydání nebo při přijetí pokladní hotovosti a současně zaznamenat do pokladní knihy,
zaměňování darovacích smluv a smluv o reklamě,
stipendia jsou určena pro studenty, nikoli pro organizace,
EET hrozí i u spolků při obratu tržeb z doplňkové výdělečné činnosti, přijímané v hotovosti, kartou nebo šekem nově pokud je obrat nad 300 tis. Kč za rok (do pololetí 2017 to bylo obrat nad 175 tis. Kč) nebo 5 % celkových příjmů,
cestovné vyplácené osobám, které nejsou statutárním orgánem a nejsou zaměstnancem nebo dohodářem.

Desatero Jak nakládat s penězi a majetkem spolku

Inventarizovat majetek a fyzickou uzamykatelnou pokladnu budeš mít!
Směrnice si dle zákona aktualizuješ!
Způsob evidence dokladů, živnostenský list, platbu DPH a nutnost vedení podvojného účetnictví s účetní zkonzultuješ!
Účetní uzávěrku vytvoříš!
Daňové přiznání včas podáš!
Hlavní a vedlejší činnost definuješ!
Matici zodpovědnosti sepíšeš!
Transparentní budeš!
Dotace a vlastní peníze oddělíš!
Řádně hospodařit budeš!

Struktura organizace

Týmové role a kompetence v organizaci

Při vytváření týmu je nutné si uvědomit, jaké existují týmové role:

Inovátor
Vyhledávač zdrojů
Koordinátor
Formovač
Týmový pracovník
Realizátor
Vyhodnocovač
Dotahovač
Specialista

Podle nich lze pak lépe nastavit kompetence jednotlivých členů. Kompetentnost člena organizace:

předpoklady či schopnost zvládat určitou funkci, činnost nebo situaci
souhrn vědomostí, dovedností, postojů a hodnot umožňující uplatnění jednotlivce
znamená souhrn svěřených pravomocí a povinností určitého orgánu a výměr jeho působnosti

Kompetence nabývá člen organizace se zkušenostmi. Čím více zkušeností, tím více kompetencí. To znamená, že časem se kompetence mohou měnit.

Rozdělení zodpovědností v organizaci

Základem je vytvoření matice zodpovědností. Matice odpovědností, někdy také matice přiřazení odpovědností, v angličtině Responsibility Assignment Matrix (RAM) nebo Linear Responsibility Chart (LRC), je metoda založená na přiřazení různých typů odpovědností k jednotlivým úkolům, činnostem a rolím (pracovníkům na konkrétní pracovní pozici či orgánům) formou matice. Využívá se v projektech, procesech, nebo jejich částech. Role, jimž jsou odpovědností přiřazovány, jsou v matici zpravidla ve sloupcích a činnosti zpravidla v řádcích. Existuje několik variant matic, které se mezi sebou liší rozsahem přiřazovaných odpovědností, mezi nejpoužívanější patří matice RACI a RASCI.

Doporučený postup tvorby matice:

Sepsání skupin činností, u kterých je potřeba definovat odpovědnost do řádků matice.
Sepsání všech důležitých rolí do sloupců matice, lze při tom vycházet z hierarchické organizační struktury.
Vepsat typy přiřazených odpovědností do jednotlivých buněk vytvořené matice.
Kontrola, že každá činnost (řádek) má přiřazenou osobu, která je za úkol odpovědná a která ho realizuje.
Kontrola, že u každého úkolu jsou odpovědnosti sestavené jasně a nepřekrývají se.
Předložení matice všem důležitým zainteresovaným stranám a zapracování relevantních připomínek ještě před oficiálním zveřejněním.

Práce v organizaci

Lákání nováčků

Získávání nových členů do organizací:

Kde – zápis, akce.
Jak – osobně při zápisu, na přednáškách, v tiskovinách, televizi, sociálních médiích, webu.
Čím? – logo, fotky, projekty, slogan, benefity, kontakt.

Nábor:

CV, motivační dopis.
Pohovor, osobnostní test, zkušební projekt.
Osobní schůzka, pozvání na poradu.

Zapojení (onboarding):

Stínování činnosti, mentoring.
Schůze, zadávání úkolů.

První kroky nováčka

Co je důležité při práci s nováčky:

Osobní kontakt se staršími členy.
Zapojení do organizace akcí s přihlédnutím k předchozím zkušenostem.
Buddy /Mentor/Angel – člověk, co bude monitorovat aktivitu nováčka.
Teambuilding pro nováčky – získání kontaktů, seznámení se s ostatními.
Feedback – konstruktivní zpětná vazba je motivující nástroj pro další působení v organizaci.
Soft – skill trainings.
Motivace.

Jak pracovat s nováčky

Jak krušné jsou začátky nováčků? Co jim chybí a jak se jim pracuje v týmu. Existují různé typy lidí a podle toho je třeba k nim přistupovat. Pro práci s nováčky je dobré vytvořit akční plán. Vždy je potřeba pamatovat na to, že:

Každý jsme jiný, ale to neznamená špatný. Cílem je naučit se pracovat se všemi typy.
Každý druhý nováček je neutrální, a pokud se mu nebudeme věnovat, brzy odejde.
Nemusíme vše řešit sami, pokud tým složíme správně, různé typy vzájemně pokryjí své slabiny.

Předávání informací – knowledge management

Jak předat všechny zkušenosti? Všechno je o komunikaci:

Nedomýšlejme si
Ptejme se
Ujišťujme se
Kontrolujme

Pravidelně se setkávejme:

Schůze
Teambuildingy
Workshopy

Vytvořme si jasná pravidla pro sdílení informací. Co všechno a kam zaznamenáváme.

Centrální sdílené úložiště s jasnou strukturou.
Sdílené kalendáře.

Motivace

Jak motivovat sebe?

Znát účel svých aktivit – připomínání účelu/ smyslu činnosti nám může pomoci zůstat na správné cestě
Přijímat výzvy – je přirozené, když se zabýváme příliš dlouho monotónní činností, naše motivace ubývá – proto je doporučeno aktivně hledat výzvy; za zvládnutí výzvy se nachází pocit uspokojení a pole seberozvoje
Být realistický i ve svém entuziasmu – nadchne-li nás něco – buďme realističtí v tom, jsme-li schopni cíle dosáhnout – podívejme se do svých diářů a udržme realitu při plánování
Vizualizace úspěchu při dosáhnutí cíle nám může pomoci jít dál i ve chvílích demotivace - denně si můžeme zkusit zavřít oči na 10-15min a představovat si, jak bude probíhat dosažení cíle – jak se budeme cítit, co se změní atd.
Sdílíme-li svůj cíl s ostatními, silněji se můžeme zavázat k jeho dosažení – verbalizovat svou vizi nahlas jí dává jasnější kontury
Myslet pozitivně - místo MUSÍM do práce, nebo MUSÍM cvičit vyměnit slova lehce za CHCI – zkuste jeden den vidět věci pozitivněji : )
Nebojte se zdravě riskovat – buďte kreativní a vymyslete si, kam dál můžete jít, co víc můžete udělat – nezapomeňme však na analýzu rizik – co získáme tím, když risk přijmeme – a co můžeme ztratit?
Vyhledávejme konstantní zpětnou vazbu – zpětnou vazbu od sami sebe i od okolí
Znát svůj cíl a vidět smysl v průběhu jeho dosahování; pro to znát svůj cíl – mít jasnou vizi, nám pomůže metoda SMART

Jak motivovat kolegy v týmu?

Jasná, přímá a pravidelná komunikace v rámci týmu – nezapomínejme na zpětnou vazbu členům
Vymezení rolí v rámci týmu a celé organizace – ukázat členům, že jsou důležitou součástí, bez které asociace nemůže fungovat (plyne již z jednoduché logiky, že bez členů by organizace nebyla); pomoci může vizuální ztvárnění pozice, kterou v celé organizaci daný člen zastává
Všichni se podílí – nebojme se brainstormingů v rámci našich setkání – ptejme se na nápady, jak organizaci posunout, kam má dle členů organizace jít; můžeme dospět k většímu závazku a motivaci v rámci organizace
Transparentnost – v chaosu a nejasnosti se může ztratit mnoho potenciálu a motivace našich členů – ukážeme-li naši strukturu, jak věci fungují v rámci organizace – členové mohou jasně vidět, kam organizace směřuje, jaké má vize a jak je naplňuje
Buďme inspirací – každý z nás má příběh v organizaci, která může být startujícím motivátorem pro druhé, inspirujme v rámci našich vizí, které se nebojme ukazovat a zdůrazňovat
Dávejme činnosti smysl – sdílejme proč naše organizace/tým dělá to, co dělá
Oceňujme jedinečnost – každý člen má svůj vlastní potenciál, svou jedinečnou osobnost – naslouchejme jim a vytvářejme nové příležitosti, které mohou udržet jejich motivaci
Nechme členy zažít to, o čem je naše organizace : )

Jak využít kreativitu v mládežnické organizaci

Kdo jsou kreativní lidé?

Lidé, kteří nějakým významným způsobem ovlivnili naši kulturu, svět kolem nás. Jejich úspěchy bývají známé veřejnosti, jsou na očích a proto je poměrně snadné si je s kreativitou spojit. Typicky se jedná o nějaké umělecké ztvárnění.
Lidé, kteří vyjadřují neobvyklé myšlenky, hledají nové způsoby řešení, produkují mnoho nápadů. Bývají zajímaví a obvykle působí velmi bystře.
Lidé, kteří vnímají svět novým a originálním způsobem. Mívají dobrý vhled a mohou dospívat k důležitým objevům, který vidí jen oni.

Kreativní lidé mohou být posilou tam, kde:

potřebujeme vymyslet velké množství nápadů (ze kterých si pak třeba chceme vybírat)
obvyklá řešení selhávají a je třeba přijít s něčím novým
brainstorming není silnou stránkou (týmu)
je potřeba se do práce pustit s velkou energií
bude pravděpodobně potřeba improvizovat

Naopak kreativní lidé mohou trpět nebo nepodávat takové výsledky, když:

je práce stereotypní
je potřeba delší dobu se věnovat jen jedné věci, jednomu nápadu
je potřeba věci dotáhnout
nemají možnost si sami vybrat, čemu se chtějí věnovat
mají pevné deadliny

Stres, práce s ním a jeho odbourávání

Základní dělení stresu

Eustres – emocionální doprovod je pozitivní, podporuje růst, rozvoj; přináší radost, ale určitý stupeň námahy je nezbytný
Distres – situace subjektivně prožívaného ohrožení dané osoby s jeho průvodními, často výrazně negativními emocionálními příznaky

Faktory ovlivňující pracovní zátěž:

přetížení množstvím práce (jedná se o situaci, kdy množství práce je vyšší, než je konkrétní jedinec schopen vykonat za určitý čas)
časový stres (nedostatek potřebného času k vykonání určité práce)
neúměrně velká odpovědnost (obzvláště odpovědnost za svěřené lidské životy je stresogenním faktorem)
nevyjasnění pravomoci (pracovní úkol je nejasně stanoven, pracovník nemá adekvátní zpětnou vazbu)

Co s tím:

naučit se rozvrhnout si čas
naučit se delegovat některé své povinnosti a pravomoci na podřízené
naučit se odmítat úkoly, které reálně nemohu splnit
velké problémy se pokusit rozdělit na řadu menších a ty pak postupně řešit
poznat sám sebe a naučit se zvládat své emoce, naučit se i ve stresových situacích zachovat klid

Propagace

Jak propagovat mládežnickou organizaci

Základem úspěšné propagace je vytvoření Komunikační strategie:

Cíl – to, čeho chceme dosáhnout.
Cílové publikum – předem určená skupina, které chceme komunikovat své cíle.
Přístup založený na důkazech – místo toho, abychom se snažili hádat a pochopit své publikum.
Abychom maximalizovali úspěch dosažení cílů v oblasti komunikace, prostě požádáme cílové publikum o názor, co si o tom myslí a co chtějí.
Klíčové zprávy – výroky o naší značce, mohou odrážet to, co naše organizace dělá a o čem je přesvědčená.
Bariéry – Co musíme vzít do úvahy, abychom se ujistili, že budeme úspěšní?
Taktika - Komunikační nástroje.
Vyhodnocení – Jak zjistíme, zda byla naše komunikace úspěšná?
Komunikace pozitivního vlivu – náš úspěch, co jsme udělali, jak jsme to udělali, kdo, kde a kdy.