Dobré rady pre organizácie združujúce mladých ľudí

rozdelenie hlavnej a doplnkovej činnosti, konkrétne definície činností,
absencia živnostenských oprávnení,
predávanie agendy spolkov pri zmene štatutárnych orgánov (predanie dokladov, uzavretých zmlúv, pokladne apod.),
vystavovanie pokladničných dokladov bezprostredne po vydaní alebo pri prijatí pokladničnej hotovosti a súčasne zaznamenať do pokladničnej knihy,
zamieňanie darovacích zmlúv a zmlúv o reklame,
štipendia sú určené pre študentov, nie pre organizácie,
EET hrozí aj u spolkov pri obrate tržieb z doplnkovej zárobkovej činnosti, prijímanej v hotovosti, kartou nebo šekom ponovom pokiaľ je obrat nad 300 tis. Kč za rok (do polroka 2017 to bol obrat nad 175 tis. Kč) alebo 5 % celkových príjmov,
cestovné vyplácané osobám, ktoré nie sú štatutárnym orgánom a nie sú zamestnancom alebo dohodárom.

Desatoro Ako nakladať s peniazmi a majetkom spolku

Inventarizovať majetok budeš a fyzicky uzamykateľnou pokladňu používať budeš!
Smernice si podľa zákona aktualizuješ!
Spôsob evidencie dokladov, živnostenský list, platbu DPH a nutnosť vedenia podvojného účtovníctva s účtovníkom prekonzultuješ!
Účetnú uzávierku vytvoríš!
Daňové priznanie včas podáš!
Hlavnú a vedľajšiu činnosť definuješ!
Maticu zodpovednosti spíšeš!
Transparentný budeš!
Dotácie a vlastné peniaze oddelíš!
Riadne hospodáriť budeš!

Štruktúra organizácie

Tímové role a kompetencie v mládežníckej organizácii

Pri vytváraní tímu je nutné si uvedomiť, aké existujú tímové role:

Inovátor
Vyhľadávač zdrojov
Koordinátor
Formovač
Tímový pracovník
Realizátor
Vyhodnocovač
Doťahovač
Špecialista

Podľa nich je potom možné lepšie nastaviť kompetencie jednotlivých členov. Kompetentnosť člena mládežníckej organizácie:

predpoklady či schopnosť zvládať určitú funkciu, činnosť alebo situáciu
súhrn vedomostí, schopností, postojov a hodnôt umožňujúci uplatnenie jednotlivca
znamená súhrn zverených právomocí a povinností určitého orgánu a vymeranie jeho pôsobnosti

Kompetencie získava člen organizácie so skúsenosťami. Čím viac skúseností, tým viac kompetencií. To znamená, že časom sa kompetencie môžu meniť.

Rozdelenie zodpovedností v mládežníckej organizácii

Základom je vytvorenie matice zodpovedností. Matica zodpovedností, niekedy tiež matica priradenia zodpovednosti, v angličtine Responsibility Assignment Matrix (RAM) nebo Linear Responsibility Chart (LRC), je metóda založená na priradení rôznych typov zodpovedností k jednotlivým úlohám, činnostiam a rolám (pracovníkom na konkrétnej pracovnej pozícii či orgánom) formou matice. Využíva sa v projektoch, procesoch, alebo ich častiach. Role, ktorým sú odpovednosti priradzované, sú v matici spravidla v stĺpcoch a činnosti spravidla v riadkoch. Existuje niekoľko variant matíc, ktoré se medzi sebou líšia rozsahom priradzovaných zodpovedností, medzi najpoužívanejšie patria matice RACI a RASCI.

Doporučený postup tvorby matice:

Spísanie skupín činností, u ktorých je potrebné definovať zodpovednosť do riadkov matice.
Spísanie všetkých dôležitých rolí do stĺpcov matice, je pri tom možné vychádzať z hierarchickej organizačnej štruktúry.
Vpísať typy priradených povinností do jednotlivých buniek vytvorenej matice.
Kontrola, že každá činnost (riadok) má priradenú osobu, ktorá je za úlohu zodpovedná a ktorá ho realizuje.
Kontrola, že pri každej úlohe sú povinnosti zostavené jasne a neprekrývajú sa.
Predloženie matice všetkým dôležitým zainteresovaným stranám a zapracovanie relevantných pripomienok ešte pred oficiálnym zverejnením.

Práca v organizácii

Lákanie nováčikov

Získavanie nových členov do organizácií:

Kde – zápis, akcie.
Ako – osobne pri zápise, na prednáškach, v tlači, televízií, sociálnych médiách, webe.
Čím? – logo, fotky, projekty, slogan, benefity, kontakt.

Nábor:

CV, motivačný list.
Pohovor, osobnostný test, skúšobný projekt.
Osobná schôdzka, pozvanie na poradu.

Zapojenie (onboarding):

Stínování činnosti, mentoring.
Schôdzky, zadávanie úloh.

Prvé kroky nováčika

Čo je dôležité pri práci s nováčikmi:

Osobný kontakt so staršími členmi.
Zapojenie do organizácie akcií s prihliadnutím k predchádzajúcim skúsenostiam.
Buddy /Mentor/Angel – človek, ktorý bude monitorovať aktivitu nováčika.
Teambuilding pre nováčikov – získanie kontaktov, zoznámenie sa s ostatnými.
Feedback – konštruktívna spätná väzba je motivujúci nástroj pre ďalšie pôsobenie v organizácii.
Soft – skill trainings.
Motivácia.

Ako pracovať s nováčikmi

Ako krušné sú začiatky nováčikov? Čo im chýba a ako sa im pracuje v tímu. Existujú rôzne typy ľudí a podľa toho je potrebné k nim pristupovať. Pre prácu s nováčikmi je dobré vytvoriť akčný plán. Vždy je potrebné pamätať na to, že:

Každý sme iný, ale to neznamená zlý. Cieľom je naučiť sa pracovať so všetkými typmi.
Každý druhý nováčik je neutrálny, a pokiaľ sa mu nebudeme venovať, čoskoro odíde.
Nemusíme všetko riešiť sami, pokiaľ tím zložíme správne, rôzne typy členov vzájomne pokryjú svoje slabiny.

Predávanie informácií – knowledge management

Ako predať všetky skúsenosti? Všetko je o komunikácii:

Nedomýšľajme si
Pýtajme sa
Ubezpečujme sa
Kontrolujme

Pravidelne sa stýkavajme:

Schôdze
Teambuildingy
Workshopy

Vytvorme si jasné pravidlá pre zdieľanie informácií. Čo všetko a kam zaznamenávame.

Centrálne zdieľané úložisko s jasnou štruktúrou.
Zdieľané kalendáre.

Motivácia

Ako motivovať seba?

Poznať účel svojich aktivít – pripomínanie účelu/ zmyslu činnosti nám môže pomôcť zostať na správnej ceste
Prijímať výzvy – je prirodzené, keď sa zaoberáme príliš dlho monotónnou činnosťou, našej motivácie ubúda – preto je doporučené aktívne hľadať výzvy; za zvládnutím výzvy sa nachádza pocit uspokojenia a pole sebarozvoja
Byť realistický aj vo svojom entuziazme – ak nás niečo nadchne – buďme realistickí v tom, čo sme schopní ciele dosiahnuť – pozrime sa do svojich diárov a udržme realitu pri plánovaní
Vizualizácia úspechu pri dosiahnutí cieľa nám môže pomôcť ísť ďalej aj vo chvíľach demotivácie - denne si môžeme skúsiť zavrieť oči na 10-15min a predstavovať si, ako bude prebiehať dosiahnutie cieľa – ako sa budeme cítiť, čo sa zmení atď.
Ak zdieľame svoj cieľ s ostatnými, silnejšie sa môžeme zaviazať k jeho dosiahnutiu – verbalizovať svoju víziu nahlas jej dáva jasnejšie kontúry
Myslieť pozitívne - namiesto MUSÍM ísť do práce, alebo MUSÍM cvičiť vymeniť slová jednoducho za CHCEM – skúste jeden deň vidieť veci pozitívnejšie : )
Nebojte sa zdravo riskovať – buďte kreatívni a vymyslite si, kam ďalej môžete ísť, čo viac môžete urobiť – nezabudnime však na analýzu rizík – čo získame tým, keď risk prijmeme – a čo môžeme stratiť?
Vyhľadávajme konštantnú spätnú väzbu – spätnú väzbu od samého seba aj od okolia
Poznať svoj cieľ a vidieť zmysel v priebehu jeho dosahovania, preto poznať svoj cieľ – mať jasnú víziu, nám pomôže metóda SMART

Ako motivovať kolegov v tíme?

Jasná, priama a pravidelná komunikácia v rámci tímu – nezabúdajme na spätnú väzbu členom
Vymedzenie rolí v rámci tímu a celej organizácie – ukázať členom, že sú dôležitou súčasťou, bez ktorej asociácia nemôže fungovať (plynie už z jednoduchej logiky, že bez členov by organizácia nebola); pomôcť môže vizuálne stvárnenie pozície, ktorú v celej organizácii daný člen zastáva
Všetci sa podieľajú – nebojme sa brainstormingov v rámci našich stretnutí – pýtajme sa na nápady, ako organizáciu posunúť, kam má podľa členov organizácie smerovať; môžeme dospieť k väčšiemu záväzku a motivácii v rámci organizácie
Transparentnosť – v chaose a nejasnosti sa môže stratiť mnoho potenciálu a motivácie našich členov – ak ukážeme našu štruktúru, ako veci fungujú v rámci organizácie – členovia môžu jasne vidieť, kam organizácia smeruje, aké má vízie a ako ich napĺňa
Buďme inšpiráciou – každý z nás má príbeh v organizácii, ktorá môže byť štartujúcim motivátorom pre druhých, inšpirujme v rámci našich vízií, ktoré sa nebojme ukazovať a zdôrazňovať
Dávajme činnosti zmysel – zdieľajme prečo naša organizácia/tím robí to, čo robí
Oceňujme jedinečnosť – každý člen má svoj vlastný potenciál, svoju jedinečnú osobnosť – naslúchajme im a vytvárajme nové príležitosti, ktoré môžu udržať ich motiváciu
Nechajme členov zažiť to, o čom je naša organizácia :-)

Ako využiť kreativitu v študentskej organizácii

Kto sú kreatívni ľudia?

Ľudia, ktorí nejakým významným spôsobom ovplyvnili našu kultúru, svet okolo nás. Ich úspechy bývajú známe verejnosti, sú na očiach a preto je pomerne jednoduché si ich s kreativitou spojiť. Typicky sa jedná o nejaké umelecké stvárnenie.
Ľudia, ktorí vyjadrujú neobvyklé myšlienky, hľadajú nové spôsoby riešení, produkujú mnoho nápadov. Bývajú zaujímaví a obvykle pôsobia veľmi bystro.
Ľudia, ktorí vnímajú svet novým a originálnym spôsobom. Mávajú dobrý rozhľad a môžu dospievať k dôležitým objavom, ktoré vidia len oni.

Kreatívni ľudia môžu byť posilou tam, kde:

potrebujeme vymyslieť veľké množstvo nápadov (z ktorých si potom napríklad chceme vyberať)
obvyklé riešenia zlyhávajú a je potrebné prísť s niečím novým
brainstorming nie je silnou stránkou (tímu)
je potrebné sa do práce pustiť s veľkou energiou
bude pravdepodobne potrebné improvizovať

Naopak kreatívni ľudia môžu trpieť alebo nepodávať také výsledky, keď:

je práca stereotypná
je potrebné sa dlhšiu dobu venovať len jednej veci, jednému nápadu
je potrebné veci dotiahnuť
nemajú možnosť si sami vybrať, čomu sa chcú venovať
majú pevné deadliny

Stres, práca s ním a jeho redukcia

Základné delenie stresu

Eustres – emocionálny sprievod je pozitívny, podporuje rast, rozvoj; prináša radosť, ale určitý stupeň námahy je nevyhnutný
Distres – situácia subjektívne prežívaného ohrozenia danej osoby s jeho sprievodnými, často výrazne negatívnymi emocionálnymi príznakmi

Faktory ovplyvňujúce pracovnú záťaž:

preťaženie množstvom práce (jedná sa o situáciu, kedy množstvo práce je vyššie, než je konkrétny jedinec schopný vykonať za určitý čas)
časový stres (nedostatok potrebného času k vykonaniu určitej práce)
neúmerne veľká zodpovednosť (obzvlášť zodpovednosť za zverené ľudské životy je stresogénnym faktorom)
nevyjasnenie právomocí (pracovná úloha je nejasne stanovená, pracovník nemá adekvátnu spätnú väzbu)

Čo s tým:

naučiť sa rozvrhnúť si čas
naučiť sa delegovať niektoré svoje povinnosti a právomoci na podriadených
naučiť sa odmietať úlohy, ktoré reálne nemôžem splniť
veľké problémy sa pokúsiť rozdeliť na radu menších a tie potom postupne riešiť
poznať sám seba a naučiť sa zvládať svoje emócie, naučiť sa aj v stresových situáciách zachovať kľud

Propagácia

Ako propagovať študentskú organizáciu

Základom úspešnej propagácie je vytvorenie Komunikačnej stratégie:

Cieľ - to, čo chceme dosiahnuť
Cieľové publikum - vopred určená skupina, ktorej chcem komunikovať svoje ciele
Prístup založený na dôkazoch - namiesto toho, aby ste sa snažili hádať a pochopiť svoje publikum.
aby ste maximalizovali úspech dosiahnutia cieľov v oblasti komunikácie, jednoducho požiadajte o názor o tom, čo si myslia a chcú.
Kľúčové správy - vyhlásenie o vašej značke, môžu odrážať to, čo vaša organizácia robí a jej presvedčenia.
Bariéry - Čo musíme vziať do úvahy, aby sme sa uistili, že budeme úspešní?
Taktika - Komunikačné nástroje.
Vyhodnotenie - Ako zistím, či bola moje komunikácia úspešná?
Komunikácia pozitívneho vplyvu - Váš úspech - čo ste urobili, ako ste to urobili, kto, kedy a kedy.